すぐできる！診療所経営工夫アイデア♪

第3章　業務効率の向上、人材育成のための工夫

工夫内容

掃除方法、昼休み対応について、当番を決めて運用し、職種の勤務工程（日内）による不均衡を排除した。

ＰＯＩＮＴ1 導入のきっかけは？

１日の診療業務の流れに起因する職種間の軋轢の解消

例：医師→看護師→事務スタッフの順番で業務が終了する。事務スタッフが会計処理をしている間、業務を早く終えた看護師が待合室の掃除をすることが多くなり、事務スタッフがそれを当然ととらえると看護師、職員間に摩擦が生じる

ＰＯＩＮＴ２ どのように運用しているか？

1. 掃除の時間帯：毎年３月に見直し、４月から運用
2. 掃除の方法：季節や天候を考慮し、診療室、待合室、トイレなどの部屋ごとに掃除担当者を決め、欠勤や業務中の場合のヘルプなどを指名する。
3. 患者様用トイレ：頻回に掃除が必要であり、日替わり当番制に
4. 昼休みの来客と電話の応対：日替わり当番制に
5. 今日のトイレ当番が明日のお昼休み当番になるようにし、忘れない工夫をした。また、休憩室にボール紙で当番表を作成
6. 不具合があれば改善することを全職員に周知

ＰＯＩＮＴ３ どのような効果が出ているか？

これまで、新入、年少、内気な性格などによって一部の人に集中していた業務であったが、ルールと担当を決めたことにより解消。ストレスによる退職者も減少。

第3章　業務効率の向上、人材育成のための工夫

工夫内容

事務スタッフ用の患者様からの問合せに対する「受け答えネガティブリスト」を作成し、「医療行為につき返答不可」の線引きを明確化した。

ＰＯＩＮＴ1 導入のきっかけは？

コンサルタントの提案（看護師と事務スタッフの衝突を防ぐルールづくり）。

「熱が出たのでどうすればよいのか？」との患者様からの電話の問い合わせに、ベテランの事務スタッフがカルテを見て解熱剤の処方を確認し、「座薬を入れてください」と対応したことにある。

このスタッフは、忙しい看護師と医師の負担を軽減しようと、親切心から自分のわかる範囲で答えていた。

一方、看護師は、「投薬は医師の指示の下の看護師の業務だ」と主張した。

ＰＯＩＮＴ２ どのように運用しているか？

現状のままでは医療過誤に発展する可能性もあるとの問題意識の下、院長を中心に全員で話し合い、患者様からの問合せに対して事務スタッフが返答してはならないもの（ネガティブリスト）を「医療行為自体に関するすべての問い合わせ」に限定する旨のルールを定めた。

ＰＯＩＮＴ３ どのような効果が出ているか？

ルールを順守し、患者様からの電話問い合わせのうち医療行為に関するものは、事務スタッフがカルテを看護師に渡し、医師と看護師が対応することで、スムーズな連携ができるようになった。

第3章　業務効率の向上、人材育成のための工夫

工夫内容

「ひやり・はっと」ノートに、医師が率先して事例を記入することで、スタッフも記入しやすい環境をつくる。

ＰＯＩＮＴ1 導入のきっかけは？

院長の発案（スタッフ間の問題意識のずれをなくしたい----スタッフの中で「ひやり・はっと」事項があったことを報告する人としない人とのムラがあったため）。

ＰＯＩＮＴ２ どのように運用しているか？

「ひやり・はっと」ノートを用意し、ミスだけでなく、気づいた点や改良すべき点について、院長自らが率先して記入することで、看護師、スタッフも書きやすい雰囲気をつくる。

問題点がいくつか上がった時点で、共有の場を設定（1カ月に数回）。閉院後、食事会という形で、交流も兼ねて実施している。

ＰＯＩＮＴ３ どのような効果が出ているか？

診療所内で問題が発生しても、早期に手を打つことができるようになり、大きな問題になる前に対応できるようになった（結果として問題解決に要する労力が少なくなった）。